Antes que sigas leyendo, por respeto a tu tiempo, debo decirte que esto no va de impuestos, porque es un tema que no manejo, te hablar茅 de otros puntos de los cuales no se suele hablar cuando piensas pasar de ser aut贸nomo a sociedad limitada: tus marcas, derechos de autor, RGPD, 驴de qui茅n son esos datos personales que recogiste hasta ahora?, 驴de qui茅n es la marca?, son mil preguntas seguro, pero te las ir茅 respondiendo. Un paso de cada vez鈥

Aviso: para quien est茅 leyendo este post que no sea de Espa帽a, un aut贸nomo es aquel trabaja por cuenta propia, sin tener una empresa, y que est谩 registrado ante el departamento de hacienda de su pa铆s como trabajador por cuenta propia.

 

驴Qu茅 es mejor ser aut贸nomo o crear una sociedad limitada?

Esto te lo voy a responder desde MI situaci贸n y sentimientos, no lo dir茅 desde el punto de vista econ贸mico porque esto no va de n煤meros, es un asunto que debes preguntarle a quien haga tu gestor铆a porque depende de cada negocio.

Mi principal motivo para dejar de ser aut贸noma y convertirme en empresa fue la forma como me trataban al realizar cualquier gesti贸n necesaria para asuntos personales o de mi negocio, 驴te ha pasado lo mismo? Te miran como si traficaras 贸rganos o realizaras una actividad extremadamente ilegal y poco 茅tica, hasta para los promotores de tarjetas de cr茅dito, la mejor manera que dejen de insistirte es voltear y decirles: soy aut贸noma. DESAPARECEN.

Cuando por fin consegu铆a la atenci贸n del funcionario al cual me estaba dirigiendo, me ped铆an unos requisitos que me hac铆an dar 100 vueltas, en cambio a un trabajador por cuenta ajena, basta presentar un papel que diga gano tanto, que sin ver si es real o no, autom谩ticamente es aceptado a realizar un determinado tr谩mite, me sent铆a una mindundi, no importaba que demostrara con facturas mi actividad estable, no era una 鈥渢rabajadora鈥 y punto final.

Caribay pero ellos pueden tener miedo de que no les pagues siendo aut贸noma porque es algo poco estable, no entrar茅 en debate con esto, solamente dir茅 que cualquier trabajador tiene la misma inestabilidad: hoy mi jefe puede decirme no te queremos m谩s aqu铆, toma tu liquidaci贸n, chao.

Otra raz贸n importante fue darle a Ydania, mi socia, la posici贸n que se merece, aunque no trabajaba conmigo, ya conozco su manera de trabajar y no quer铆a que la empresa estuviese 100% bajo mi nombre, estaba buscando una cabeza menos 鈥渄igital鈥 para complementar el neocorporativo que le faltaba a mi marca. Aunque me veas la cara siempre a m铆, hay un trabajo grande que recaer谩 100% sobre sus hombros.

Claro que los aspectos tributarios tambi茅n influyeron, poder dividir patrimonio de trabajo con el personal, pero no los detallar茅 porque es un tema que no manejo, y no quiero que se interprete lo que hice como un consejo financiero, porque esto est谩 lejos de serlo. Al momento de decidir constituir la sociedad lo que hicimos fue ir a 3 asesores para evaluar los pros y contras que ten铆an en com煤n.

驴C贸mo pasar de aut贸noma a SL?

Creando la empresa, y d谩ndote de baja como aut贸noma. FIN.

Bueno, no tan sencillo la verdad. Todo lo que estaba a nombre de Caribay ahora deber谩 estar a nombre de Sumarios Seculares, Consultoria, Lda. (recuerda que estoy en Portugal, as铆 que nuestro SL = Lda.), incluyendo afiliaciones, cuentas de Amazon afiliados, Hotmart, facturaci贸n, Stripe, PayPal, cuenta publicitaria de los anuncios en redes para que la factura salga a nombre de la empresa, y claro: lo relacionado con RGPD y marcas. Te dejar茅 al final de este post un checklist con todo lo que hemos tenido que cambiar el titular.

En muchos casos, m谩s que cambio de titular ha sido cerrar una y abrir otra nueva. Dependiendo de cada lugar donde se est茅 realizando.

驴Me tengo que dar de baja como aut贸noma cuando creo una empresa?

Depende鈥

1潞. De lo que te diga tu gestor, 茅l calcular谩 los n煤meros y te dir谩 lo que puede funcionarte mejor.

2潞. De lo que deseas realizar luego de creada la empresa, t煤 s y la empresa son personas jur铆dicas diferentes, funcionando ambas al mismo tiempo.

驴Es legal tratar los datos de tus bases de datos cuando dejas de ser aut贸nomo y creas una empresa?

S铆, siempre y cuando la actividad comercial sea la misma y est谩s transmitiendo el negocio en bloque, porque en esta situaci贸n, legalmente hablando, no hay una cesi贸n de datos como tal. Aqu铆 s铆 entramos en la materia que me corresponde, nuestro amigo Don RGPD de las Europas y quienes le acompa帽an, la ley de protecci贸n de datos de cada pa铆s.

Esto no es lo mismo que enviarle a otra empresa o persona 煤nicamente un segmento de mi base de datos, supongamos de clientes que han contratado el servicio de registro de marcas. Aqu铆 s铆 habr铆a una cesi贸n de datos y se debe tratar de otra manera, 驴c贸mo? Te lo cuento en otro post.

En mi caso, la 煤nica diferencia que notar谩s es que quien te factura no es Caribay Camacho la aut贸noma, sino la empresa Sum谩rios Seculares, Consultoria Lda., pero lo que vendo, los encargados del tratamiento, las personas que trabajaban conmigo que ten铆an sus contratos de confidencialidad, todo es igual.

En este caso, cuando la actividad es la misma, se entiende que el tratamiento es l铆cito, siempre que el tratamiento de datos sea para dar continuidad a los servicios previamente prestados. Pero, deber谩s respetar el deber de transparencia informando este nuevo responsable de los datos.

驴Debo informar que pas茅 de aut贸nomo a sociedad limitada?

S铆, aunque no se necesite la autorizaci贸n como tal de las bases de datos, s铆 es importante que informes que hubo un cambio, esto porque hay un principio de transparencia y un deber que tienes de informar sobre qui茅n hace el tratamiento de datos personales y c贸mo lo hace.

Seguro que ya recibiste un correo de estos, donde se dice oye que sepas que ahora quien gestionar谩 tus datos es la empresa blabl谩 porque nos hemos fusionado con ella, porque le vendimos el negocio, porque se hizo un traspaso total de titularidad.

驴C贸mo hago esta notificaci贸n?

Para poder informar correctamente debes enviar un comunicado, puedes descargar aqu铆 tu modelo.

Es un modelo muy formal, si quieres realizarlo con palabras m谩s c谩lidas, es v谩lido, siempre y cuando la informaci贸n m铆nima que all铆 tienes sea comunicada de forma clara y directa.

Cuando lo tengas listo, puedes comunicarlo v铆a:

  1. Newsletter
  2. Mensaje enviado a todos tus clientes
  3. Banner de 15 d铆as de duraci贸n en el sitio web
  4. Cambio realizado en tus textos legales.

Nosotras implementamos todas las opciones, mejor exagerar.

驴Debo volver a llenar el fichero que hab铆a hecho hace a帽os en la AEPD?

No, en realidad haya o no haya traspaso, est茅s comenzando o no, simplemente no debes llenarlo porque ya no es un requisito desde mayo del 2018, as铆 que, si alguien te quiere cobrar dinero por ello, o te dice que debes volver a inscribir el fichero en la Agencia Espa帽ola de Protecci贸n de Datos, dile que me sigues y que eso es totalmente falso.

Clica aqu铆 y dile a todo Twitter que ya no se necesita inscribir el fichero en la AEPD.

驴Debo volver a registrar la marca?

No, porque cuando la registras la primera vez es cuando 鈥渘ace鈥 y por eso, no puedes hacer que nazca varias veces, es algo de una sola vez y que luego se mantiene en el tiempo, hasta que decides no renovarla.

驴A nombre de qui茅n queda entonces? Hay dos opciones aqu铆:

  1. 驴Vas a mantenerla a tu nombre personal? Debes entonces realizar una licencia de uso para la empresa. Esto adem谩s ser谩 una manera de que la empresa te pague, adem谩s del salario que recibir谩s, porque t煤 le vas a alquilar un bien intangible a la empresa. Tambi茅n puedes dejar que la empresa la utilice de forma gratuita.
  2. 驴Pasa a ser propiedad de la empresa? Entonces deber谩s solicitar en la oficina de registro de tu pa铆s la cesi贸n, en el caso de Espa帽a la OEPM. Aqu铆 lo que estar谩s haciendo es decirle a la OEPM u oficina que corresponda: a partir de la fecha tal, ahora la marca pasa a ser de la empresa tal. Es un proceso sencillo. 驴Te apetece que hable de c贸mo hacerlo? D茅jame un comentario en este post para hacer un tutorial sobre ello.

Recuerda que la marca es una cosa, un mueble m谩s de tu patrimonio o de tu empresa, solamente que no se toca, es algo intangible, y como objeto que es, puedes disponer de 茅l de la misma manera que lo har铆as con cualquier otra propiedad.

驴De qui茅n son los derechos de autor cuando paso de aut贸nomo a empresa?

Aqu铆 hay que dar un paso atr谩s, y explicar 2 puntos importantes: los derechos morales y los patrimoniales:

Los morales siempre permanecer谩n con el autor, y por muchos contratos o licencias que firme, nunca podr谩n ser transferidos a otras personas. El autor puede ceder la explotaci贸n de su obra, pero no podr谩 hacerlo con los derechos morales.

Por otro lado, est谩n los derechos patrimoniales o de explotaci贸n, que es precisamente c贸mo y qui茅n puede utilizar la obra creada por el autor. Estos s铆 se pueden ceder y licenciar.

Si quieres saber m谩s sobre derechos de autor y c贸mo puedes proteger tus ideas, tienes m谩s informaci贸n en mi libro. Clica aqu铆 para verlo.

Vamos a ver esto con un ejemplo:

Todos los posts, infograf铆as, libros, y material que hice como Caribay ser谩n m铆os para siempre, yo decidir茅 si se pueden alterar o no, y yo como autora decido si cedo todos los derechos de explotaci贸n (cesi贸n) a la empresa, o si solamente permito que haga un uso de estos (licencia de uso).

La decisi贸n ya depender谩 de cada uno, no es obligatorio que los cedas, pero s铆 deber谩s permitir que la empresa realice un uso sobre ellos si los va a utilizar. 驴Qu茅 pasa si no haces la licencia? La verdad, nada, pero recuerda siempre que en caso de relaciones entre 2 o m谩s personas, hoy nos amamos y ma帽ana no sabemos, por lo que no habr谩 constancia de qu茅 fue lo que acordaron hacer con tus obras.

Resumiendo.

  • Para que sea una transmisi贸n legal de datos personales deber谩:
    1. Haber una transmisi贸n de la informaci贸n completa en bloque, no de forma aislada
    2. Ser necesaria para mantener la vigencia de la relaci贸n que exist铆a entre el responsable de los datos personales y el titular, sea contractual, de consentimiento, u otros.
  • Esta transmisi贸n se basa en el inter茅s leg铆timo de la empresa que creaste, porque sin estos datos, no podr谩s seguir suministrando los servicios o productos que ven铆as vendiendo como aut贸nomo.
  • La base del tratamiento de cada dato personal recogido ser谩 la original, es decir, si cuando eras aut贸nomo fue el cumplimiento de un contrato, lo seguir谩 siendo en la nueva empresa. Si fue consentimiento, recuerda dejar prueba de ese consentimiento.
  • Aunque sea legal su transmisi贸n, deber谩s informar a tu base de datos sobre estos cambios, as铆 como indicarle d贸nde y c贸mo ejercer sus derechos. Tienes aqu铆 el descargable.
  • En el caso de marcas y derechos de autor, depender谩 de lo que decidas, si haces una licencia de uso, o una cesi贸n total.

 

Ahora es momento que implementes todo esto en tu negocio, 驴c贸mo? dando un paso de cada vez, para eso te he preparado un checklist con todos los detalles y un modelo del comunicado que debes enviar. Nosotras estamos trabajando en ello y para el 20 de abril ver谩s las nuevas pol铆ticas, a las cuales adem谩s les hemos puesto un poco de salseo

Si quieres saber los art铆culos que aplican a este post clica aqu铆

Las negritas o subrayados son propios, no aparecen en la ley con esos resaltados.

Art铆culo 21 LOPDGDD. Tratamientos relacionados con la realizaci贸n de determinadas operaciones mercantiles.

  1. Salvo prueba en contrario, se presumir谩n l铆citos los tratamientos de datos, incluida su comunicaci贸n con car谩cter previo, que pudieran derivarse del desarrollo de cualquier operaci贸n de modificaci贸n estructural de sociedades o la aportaci贸n o transmisi贸n de negocio o de rama de actividad empresarial, siempre que los tratamientos fueran necesarios para el buen fin de la operaci贸n y garanticen, cuando proceda, la continuidad en la prestaci贸n de los servicios.

 

Art铆culo 19 RLOPD. Supuestos especiales.

En los supuestos en que se produzca una modificaci贸n del responsable del fichero como consecuencia de una operaci贸n de fusi贸n, escisi贸n, cesi贸n global de activos y pasivos, aportaci贸n o transmisi贸n de negocio o rama de actividad empresarial, o cualquier operaci贸n de reestructuraci贸n societaria de an谩loga naturaleza, contemplada por la normativa mercantil, no se producir谩 cesi贸n de datos, sin perjuicio del cumplimiento por el responsable de lo dispuesto en el art铆culo 5 de la Ley Org谩nica 15/1999, de 13 de diciembre.

 

Art 12 RGPD. Principio de transparencia.

1. El responsable del tratamiento tomara虂 las medidas oportunas para facilitar al interesado toda informacio虂n indicada en los arti虂culos 13 y 14, asi虂 como cualquier comunicacio虂n con arreglo a los arti虂culos 15 a 22 y 34 relativa al tratamiento, en forma concisa, transparente, inteligible y de fa虂cil acceso, con un lenguaje claro y sencillo, en particular cualquier informacio虂n dirigida especi虂ficamente a un nin虄o. La informacio虂n sera虂 facilitada por escrito o por otros medios, inclusive, si procede, por medios electro虂nicos. Cuando lo solicite el interesado, la informacio虂n podra虂 facilitarse verbalmente siempre que se demuestre la identidad del interesado por otros medios.

(…)

Art. 13 RGPD. Informacio虂n que debera虂 facilitarse cuando los datos personales se obtengan del interesado.

1. Cuando se obtengan de un interesado datos personales relativos a e虂l, el responsable del tratamiento, en el momento en que estos se obtengan, le facilitara虂 toda la informacio虂n indicada a continuacio虂n:

a) la identidad y los datos de contacto del responsable y, en su caso, de su representante;

b) los datos de contacto del delegado de proteccio虂n de datos, en su caso;

c) los fines del tratamiento a que se destinan los datos personales y la base juri虂dica del tratamiento;

d) cuando el tratamiento se base en el arti虂culo 6, apartado 1, letra f), los intereses legi虂timos del responsable o de un tercero;

e) los destinatarios o las categori虂as de destinatarios de los datos personales, en su caso;

f) en su caso, la intencio虂n del responsable de transferir datos personales a un tercer pai虂s u organizacio虂n internacional y la existencia o ausencia de una decisio虂n de adecuacio虂n de la Comisio虂n, o, en el caso de las transferencias indicadas en los arti虂culos 46 o 47 o el arti虂culo 49, apartado 1, pa虂rrafo segundo, referencia a las garanti虂as adecuadas o apropiadas y a los medios para obtener una copia de estas o al hecho de que se hayan prestado.

2. Adema虂s de la informacio虂n mencionada en el apartado 1, el responsable del tratamiento facilitara虂 al interesado, en el momento en que se obtengan los datos personales, la siguiente informacio虂n necesaria para garantizar un tratamiento de datos leal y transparente:

a) el plazo durante el cual se conservara虂n los datos personales o, cuando no sea posible, los criterios utilizados para determinar este plazo;

b) la existencia del derecho a solicitar al responsable del tratamiento el acceso a los datos personales relativos al interesado, y su rectificacio虂n o supresio虂n, o la limitacio虂n de su tratamiento, o a oponerse al tratamiento, asi虂 como el derecho a la portabilidad de los datos;

c) cuando el tratamiento este虂 basado en el arti虂culo 6, apartado 1, letra a), o el arti虂culo 9, apartado 2, letra a), la existencia del derecho a retirar el consentimiento en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento basado en el consentimiento previo a su retirada;

d) el derecho a presentar una reclamacio虂n ante una autoridad de control;

e) si la comunicacio虂n de datos personales es un requisito legal o contractual, o un requisito necesario para suscribir un contrato, y si el interesado esta虂 obligado a facilitar los datos personales y esta虂 informado de las posibles consecuencias de que no facilitar tales datos;

f) la existencia de decisiones automatizas, incluida la elaboracio虂n de perfiles, a que se refiere el arti虂culo 22, apartados 1 y 4, y, al menos en tales casos, informacio虂n significativa sobre la lo虂gica aplicada, asi虂 como la importancia y las consecuencias previstas de dicho tratamiento para el interesado.

3. Cuando el responsable del tratamiento proyecte el tratamiento ulterior de datos personales para un fin que no sea aquel para el que se recogieron, proporcionara虂 al interesado, con anterioridad a dicho tratamiento ulterior, informacio虂n sobre ese otro fin y cualquier informacio虂n adicional pertinente a tenor del apartado 2.

4. Las disposiciones de los apartados 1, 2 y 3 no sera虂n aplicables cuando y en la medida en que el interesado ya disponga de la informacio虂n.

 

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