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Antes que sigas leyendo, por respeto a tu tiempo, debo decirte que esto no va de impuestos, porque es un tema que no manejo, te hablaré de otros puntos de los cuales no se suele hablar cuando piensas pasar de ser autónomo a sociedad limitada: tus marcas, derechos de autor, RGPD, ¿de quién son esos datos personales que recogiste hasta ahora?, ¿de quién es la marca?, son mil preguntas seguro, pero te las iré respondiendo. Un paso de cada vez…

Aviso: para quien esté leyendo este post que no sea de España, un autónomo es aquel trabaja por cuenta propia, sin tener una empresa, y que está registrado ante el departamento de hacienda de su país como trabajador por cuenta propia.

 

¿Qué es mejor ser autónomo o crear una sociedad limitada?

Esto te lo voy a responder desde MI situación y sentimientos, no lo diré desde el punto de vista económico porque esto no va de números, es un asunto que debes preguntarle a quien haga tu gestoría porque depende de cada negocio.

Mi principal motivo para dejar de ser autónoma y convertirme en empresa fue la forma como me trataban al realizar cualquier gestión necesaria para asuntos personales o de mi negocio, ¿te ha pasado lo mismo? Te miran como si traficaras órganos o realizaras una actividad extremadamente ilegal y poco ética, hasta para los promotores de tarjetas de crédito, la mejor manera que dejen de insistirte es voltear y decirles: soy autónoma. DESAPARECEN.

Cuando por fin conseguía la atención del funcionario al cual me estaba dirigiendo, me pedían unos requisitos que me hacían dar 100 vueltas, en cambio a un trabajador por cuenta ajena, basta presentar un papel que diga gano tanto, que sin ver si es real o no, automáticamente es aceptado a realizar un determinado trámite, me sentía una mindundi, no importaba que demostrara con facturas mi actividad estable, no era una “trabajadora” y punto final.

Caribay pero ellos pueden tener miedo de que no les pagues siendo autónoma porque es algo poco estable, no entraré en debate con esto, solamente diré que cualquier trabajador tiene la misma inestabilidad: hoy mi jefe puede decirme no te queremos más aquí, toma tu liquidación, chao.

Otra razón importante fue darle a Ydania, mi socia, la posición que se merece, aunque no trabajaba conmigo, ya conozco su manera de trabajar y no quería que la empresa estuviese 100% bajo mi nombre, estaba buscando una cabeza menos “digital” para complementar el neocorporativo que le faltaba a mi marca. Aunque me veas la cara siempre a mí, hay un trabajo grande que recaerá 100% sobre sus hombros.

Claro que los aspectos tributarios también influyeron, poder dividir patrimonio de trabajo con el personal, pero no los detallaré porque es un tema que no manejo, y no quiero que se interprete lo que hice como un consejo financiero, porque esto está lejos de serlo. Al momento de decidir constituir la sociedad lo que hicimos fue ir a 3 asesores para evaluar los pros y contras que tenían en común.

 

¿Cómo pasar de autónoma a SL?

Creando la empresa, y dándote de baja como autónoma. FIN.

Bueno, no tan sencillo la verdad. Todo lo que estaba a nombre de Caribay ahora deberá estar a nombre de Sumarios Seculares, Consultoria, Lda. (recuerda que estoy en Portugal, así que nuestro SL = Lda.), incluyendo afiliaciones, cuentas de Amazon afiliados, Hotmart, facturación, Stripe, PayPal, cuenta publicitaria de los anuncios en redes para que la factura salga a nombre de la empresa, y claro: lo relacionado con RGPD y marcas. Te dejaré al final de este post un checklist con todo lo que hemos tenido que cambiar el titular.

En muchos casos, más que cambio de titular ha sido cerrar una y abrir otra nueva. Dependiendo de cada lugar donde se esté realizando.

 

¿Me tengo que dar de baja como autónoma cuando creo una empresa?

Depende…

1º. De lo que te diga tu gestor, él calculará los números y te dirá lo que puede funcionarte mejor.

2º. De lo que deseas realizar luego de creada la empresa, tú s y la empresa son personas jurídicas diferentes, funcionando ambas al mismo tiempo.

 

¿Es legal tratar los datos de tus bases de datos cuando dejas de ser autónomo y creas una empresa?

Sí, siempre y cuando la actividad comercial sea la misma y estás transmitiendo el negocio en bloque, porque en esta situación, legalmente hablando, no hay una cesión de datos como tal. Aquí sí entramos en la materia que me corresponde, nuestro amigo Don RGPD de las Europas y quienes le acompañan, la ley de protección de datos de cada país.

Esto no es lo mismo que enviarle a otra empresa o persona únicamente un segmento de mi base de datos, supongamos de clientes que han contratado el servicio de registro de marcas. Aquí sí habría una cesión de datos y se debe tratar de otra manera, ¿cómo? Te lo cuento en otro post.

En mi caso, la única diferencia que notarás es que quien te factura no es Caribay Camacho la autónoma, sino la empresa Sumários Seculares, Consultoria Lda., pero lo que vendo, los encargados del tratamiento, las personas que trabajaban conmigo que tenían sus contratos de confidencialidad, todo es igual.

En este caso, cuando la actividad es la misma, se entiende que el tratamiento es lícito, siempre que el tratamiento de datos sea para dar continuidad a los servicios previamente prestados. Pero, deberás respetar el deber de transparencia informando este nuevo responsable de los datos.

 

¿Debo informar que pasé de autónomo a sociedad limitada?

Sí, aunque no se necesite la autorización como tal de las bases de datos, sí es importante que informes que hubo un cambio, esto porque hay un principio de transparencia y un deber que tienes de informar sobre quién hace el tratamiento de datos personales y cómo lo hace.

Seguro que ya recibiste un correo de estos, donde se dice oye que sepas que ahora quien gestionará tus datos es la empresa blablá porque nos hemos fusionado con ella, porque le vendimos el negocio, porque se hizo un traspaso total de titularidad.

 

¿Cómo hago esta notificación?

Para poder informar correctamente debes enviar un comunicado, puedes descargar aquí tu modelo.

Es un modelo muy formal, si quieres realizarlo con palabras más cálidas, es válido, siempre y cuando la información mínima que allí tienes sea comunicada de forma clara y directa.

Cuando lo tengas listo, puedes comunicarlo vía:

  1. Newsletter
  2. Mensaje enviado a todos tus clientes
  3. Banner de 15 días de duración en el sitio web
  4. Cambio realizado en tus textos legales.

Nosotras implementamos todas las opciones, mejor exagerar.

 

¿Debo volver a llenar el fichero que había hecho hace años en la AEPD?

No, en realidad haya o no haya traspaso, estés comenzando o no, simplemente no debes llenarlo porque ya no es un requisito desde mayo del 2018, así que, si alguien te quiere cobrar dinero por ello, o te dice que debes volver a inscribir el fichero en la Agencia Española de Protección de Datos, dile que me sigues y que eso es totalmente falso.

Clica aquí y dile a todo Twitter que ya no se necesita inscribir el fichero en la AEPD.

¿Debo volver a registrar la marca?

No, porque cuando la registras la primera vez es cuando “nace” y por eso, no puedes hacer que nazca varias veces, es algo de una sola vez y que luego se mantiene en el tiempo, hasta que decides no renovarla.

¿A nombre de quién queda entonces? Hay dos opciones aquí:

  1. ¿Vas a mantenerla a tu nombre personal? Debes entonces realizar una licencia de uso para la empresa. Esto además será una manera de que la empresa te pague, además del salario que recibirás, porque tú le vas a alquilar un bien intangible a la empresa. También puedes dejar que la empresa la utilice de forma gratuita.
  2. ¿Pasa a ser propiedad de la empresa? Entonces deberás solicitar en la oficina de registro de tu país la cesión, en el caso de España la OEPM. Aquí lo que estarás haciendo es decirle a la OEPM u oficina que corresponda: a partir de la fecha tal, ahora la marca pasa a ser de la empresa tal. Es un proceso sencillo. ¿Te apetece que hable de cómo hacerlo? Déjame un comentario en este post para hacer un tutorial sobre ello.

Recuerda que la marca es una cosa, un mueble más de tu patrimonio o de tu empresa, solamente que no se toca, es algo intangible, y como objeto que es, puedes disponer de él de la misma manera que lo harías con cualquier otra propiedad.

 

¿De quién son los derechos de autor cuando paso de autónomo a empresa?

Aquí hay que dar un paso atrás, y explicar 2 puntos importantes: los derechos morales y los patrimoniales:

Los morales siempre permanecerán con el autor, y por muchos contratos o licencias que firme, nunca podrán ser transferidos a otras personas. El autor puede ceder la explotación de su obra, pero no podrá hacerlo con los derechos morales.

Por otro lado, están los derechos patrimoniales o de explotación, que es precisamente cómo y quién puede utilizar la obra creada por el autor. Estos sí se pueden ceder y licenciar.

Si quieres saber más sobre derechos de autor y cómo puedes proteger tus ideas, tienes más información en mi libro. Clica aquí para verlo.

Vamos a ver esto con un ejemplo:

Todos los posts, infografías, libros, y material que hice como Caribay serán míos para siempre, yo decidiré si se pueden alterar o no, y yo como autora decido si cedo todos los derechos de explotación (cesión) a la empresa, o si solamente permito que haga un uso de estos (licencia de uso).

La decisión ya dependerá de cada uno, no es obligatorio que los cedas, pero sí deberás permitir que la empresa realice un uso sobre ellos si los va a utilizar. ¿Qué pasa si no haces la licencia? La verdad, nada, pero recuerda siempre que en caso de relaciones entre 2 o más personas, hoy nos amamos y mañana no sabemos, por lo que no habrá constancia de qué fue lo que acordaron hacer con tus obras.

Resumiendo.

  • Para que sea una transmisión legal de datos personales deberá:
    1. Haber una transmisión de la información completa en bloque, no de forma aislada
    2. Ser necesaria para mantener la vigencia de la relación que existía entre el responsable de los datos personales y el titular, sea contractual, de consentimiento, u otros.
  • Esta transmisión se basa en el interés legítimo de la empresa que creaste, porque sin estos datos, no podrás seguir suministrando los servicios o productos que venías vendiendo como autónomo.
  • La base del tratamiento de cada dato personal recogido será la original, es decir, si cuando eras autónomo fue el cumplimiento de un contrato, lo seguirá siendo en la nueva empresa. Si fue consentimiento, recuerda dejar prueba de ese consentimiento.
  • Aunque sea legal su transmisión, deberás informar a tu base de datos sobre estos cambios, así como indicarle dónde y cómo ejercer sus derechos. Tienes aquí el descargable.
  • En el caso de marcas y derechos de autor, dependerá de lo que decidas, si haces una licencia de uso, o una cesión total.

 

Ahora es momento que implementes todo esto en tu negocio, ¿cómo? dando un paso de cada vez, para eso te he preparado un checklist con todos los detalles y un modelo del comunicado que debes enviar. Nosotras estamos trabajando en ello y para el 20 de abril verás las nuevas políticas, a las cuales además les hemos puesto un poco de salseo

Si quieres saber los artículos que aplican a este post clica aquí

Las negritas o subrayados son propios, no aparecen en la ley con esos resaltados.

Artículo 21 LOPDGDD. Tratamientos relacionados con la realización de determinadas operaciones mercantiles.

  1. Salvo prueba en contrario, se presumirán lícitos los tratamientos de datos, incluida su comunicación con carácter previo, que pudieran derivarse del desarrollo de cualquier operación de modificación estructural de sociedades o la aportación o transmisión de negocio o de rama de actividad empresarial, siempre que los tratamientos fueran necesarios para el buen fin de la operación y garanticen, cuando proceda, la continuidad en la prestación de los servicios.

 

Artículo 19 RLOPD. Supuestos especiales.

En los supuestos en que se produzca una modificación del responsable del fichero como consecuencia de una operación de fusión, escisión, cesión global de activos y pasivos, aportación o transmisión de negocio o rama de actividad empresarial, o cualquier operación de reestructuración societaria de análoga naturaleza, contemplada por la normativa mercantil, no se producirá cesión de datos, sin perjuicio del cumplimiento por el responsable de lo dispuesto en el artículo 5 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre.

 

Art 12 RGPD. Principio de transparencia.

1. El responsable del tratamiento tomará las medidas oportunas para facilitar al interesado toda información indicada en los artículos 13 y 14, así como cualquier comunicación con arreglo a los artículos 15 a 22 y 34 relativa al tratamiento, en forma concisa, transparente, inteligible y de fácil acceso, con un lenguaje claro y sencillo, en particular cualquier información dirigida específicamente a un niño. La información será facilitada por escrito o por otros medios, inclusive, si procede, por medios electrónicos. Cuando lo solicite el interesado, la información podrá facilitarse verbalmente siempre que se demuestre la identidad del interesado por otros medios.

(…)

Art. 13 RGPD. Información que deberá facilitarse cuando los datos personales se obtengan del interesado.

1. Cuando se obtengan de un interesado datos personales relativos a él, el responsable del tratamiento, en el momento en que estos se obtengan, le facilitará toda la información indicada a continuación:

a) la identidad y los datos de contacto del responsable y, en su caso, de su representante;

b) los datos de contacto del delegado de protección de datos, en su caso;

c) los fines del tratamiento a que se destinan los datos personales y la base jurídica del tratamiento;

d) cuando el tratamiento se base en el artículo 6, apartado 1, letra f), los intereses legítimos del responsable o de un tercero;

e) los destinatarios o las categorías de destinatarios de los datos personales, en su caso;

f) en su caso, la intención del responsable de transferir datos personales a un tercer país u organización internacional y la existencia o ausencia de una decisión de adecuación de la Comisión, o, en el caso de las transferencias indicadas en los artículos 46 o 47 o el artículo 49, apartado 1, párrafo segundo, referencia a las garantías adecuadas o apropiadas y a los medios para obtener una copia de estas o al hecho de que se hayan prestado.

2. Además de la información mencionada en el apartado 1, el responsable del tratamiento facilitará al interesado, en el momento en que se obtengan los datos personales, la siguiente información necesaria para garantizar un tratamiento de datos leal y transparente:

a) el plazo durante el cual se conservarán los datos personales o, cuando no sea posible, los criterios utilizados para determinar este plazo;

b) la existencia del derecho a solicitar al responsable del tratamiento el acceso a los datos personales relativos al interesado, y su rectificación o supresión, o la limitación de su tratamiento, o a oponerse al tratamiento, así como el derecho a la portabilidad de los datos;

c) cuando el tratamiento esté basado en el artículo 6, apartado 1, letra a), o el artículo 9, apartado 2, letra a), la existencia del derecho a retirar el consentimiento en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento basado en el consentimiento previo a su retirada;

d) el derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control;

e) si la comunicación de datos personales es un requisito legal o contractual, o un requisito necesario para suscribir un contrato, y si el interesado está obligado a facilitar los datos personales y está informado de las posibles consecuencias de que no facilitar tales datos;

f) la existencia de decisiones automatizas, incluida la elaboración de perfiles, a que se refiere el artículo 22, apartados 1 y 4, y, al menos en tales casos, información significativa sobre la lógica aplicada, así como la importancia y las consecuencias previstas de dicho tratamiento para el interesado.

3. Cuando el responsable del tratamiento proyecte el tratamiento ulterior de datos personales para un fin que no sea aquel para el que se recogieron, proporcionará al interesado, con anterioridad a dicho tratamiento ulterior, información sobre ese otro fin y cualquier información adicional pertinente a tenor del apartado 2.

4. Las disposiciones de los apartados 1, 2 y 3 no serán aplicables cuando y en la medida en que el interesado ya disponga de la información.